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MOUVEMENT POPULAIRE POUR LA SANTE AU GABON
PEOPLE’S HEALTH MOVEMENT GABON
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1. INTRODUCTION
Le Mouvement Populaire pour la Santé au Gabon, MPS-GABON est une Organisation Non Gouvernemental à but non lucratif dont la mission est de promouvoir et de faire respecter le droit à la santé , de faciliter l’accès aux soins de santé et à la prise en charge globale des personnes infectées et/ou affectées par les Maladies Non transmissibles en général et le tabagisme en particulier.

Dans le cadre du projet « Appui au renforcement du cadre institutionnel en faveur des acteurs de la lutte anti-tabac au Gabon” dénommé PARCI-MPS GABON, le MPS GABON a reçu un don de son principal bailleur, la Fondation pour le Renforcement des Capacités en Afrique (ACBF).
Ce don servira à financer le recrutement d’un AUDITEUR pour les comptes du PARCI MPS GABON, exercice 2015-2017.

Le MPS GABON a bénéficié d’une subvention de la l’ACBF en vue de financer le PARCI MPS-GABON. Le MPS GABON envisage de consacrer une partie de ce don pour les paiements éligibles au titre du contrat pour les services de consultants pour l’AUDIT DE SES COMPTES, exercice 2015-2017 et ce, conformément aux dispositions de l’accord de don.

2. OBJECTIFS DE LA MISSION :

L’objectif de cette mission est de permettre à l’auditeur d’exprimer une opinion sur l’information financière et sur la fiabilité des systèmes de contrôle interne du PARCI-MPS GABON pour l’exercice 2015-2016

3. NORMES D’AUDIT :

L’audit doit être réalisé conformément aux normes internationales d’audit (ISA), aux dispositions de l’Organisation Internationale des Institutions Supérieures de Contrôle des Finances Publiques (INTOSAI) ou aux normes nationales qui dans toute leur substance sont conformes aux dispositions de l’ISA ou de l’INTOSAI. Il doit inclure tous les tests et procédures d’audit que l’auditeur pourra juger nécessaires.
4. CHAMP D’APPLICATION DE L’AUDIT
L’auditeur: (i) effectuera des tests sur les transactions le cas échéant et devra comprendre le système comptable du projet/programme, en vue d’évaluer sa pertinence quant à la fiabilité des états financiers du projet/programme et déterminer si les pièces justificatives comptables nécessaires sont bien tenus ; (ii) confirmera qu’un cadre de contrôle interne approprié est mis en place en vue de donner une assurance raisonnable sur les opérations du projet/programme, sur l’utilisation efficiente des ressources et la fiabilité des rapports financiers ; et (iii) confirmera qu’en dépit du fait que la prévention d’erreurs, d’irrégularités et des données frauduleuses dans les états financiers reste la responsabilité du projet/programme, l’audit sera planifié de sorte à donner une assurance raisonnable que toute anomalie significative, irrégularité et/ou fraude que pourraient contenir ces états financiers est détectée.
Lors de l’audit, une attention particulière doit être accordée aux points suivants:
a) Les fonds de l’ACBF sont mis à disposition et utilisés conformément aux dispositions de l’Accord de Don, des politiques/procédures/directives et autres instruments de l’ACBF, dans un souci d’économie et d’efficience, et uniquement aux fins pour lesquelles ces financements ont été octroyés.
b) Les acquisitions de biens, travaux et services financés ont été réalisées conformément aux bonnes règles et pratiques d’acquisition présentées dans le manuel de procédures du projet/programme et conformément aux directives relatives aux passations de marché de l’ACBF pour les biens et services acquis avec les Dons de la Fondation.
c) Toutes les pièces justificatives nécessaires, livres et comptes des opérations du projet sont disponibles, avec une concordance entre les registres de comptabilité et les rapports présentés aux donateurs. En particulier, la régularité et l’exactitude des dépenses engagées dans le cadre de la procédure de relevé des dépenses (RD), doivent être examinées en vue de donner l’assurance que le projet a tenu les documents comptables justificatifs appropriés pour illustrer les demandes de remboursement des dépenses engagées.
d) Le système de contrôle interne, la gestion des risques et les procédures et pratiques existantes sont fiables et conformes aux politiques et procédures approuvées par les organes de gouvernance du projet/programme et communiquées aux donateurs.
e) Les montants réclamés par les projets/programmes et les remboursements effectués par les donateurs sont rapprochés. Les décaissements effectués par les bailleurs de fonds sont correctement inscrits dans les EFPs et sont présentés sous forme de notes ou d’annexes aux états financiers.
f) Les dépenses engagées sur les fonds mis à disposition par l’ACBF sont effectuées conformément à l’Accord de Don, au budget et au programme de travail approuvés et aux procédures et directives applicables de l’ACBF. Toute dépense engagée contrairement à ces dispositions doit être communiquée par l’Auditeur séparément dans le rapport de contrôle interne ou dans le rapport d’audit le cas échéant.
g) Les états financiers sont préparés conformément aux normes comptables internationales ou aux principes comptables généralement acceptés, le cas échéant, et donnent une image sincère et fidèle du patrimoine, des ressources reçues et des dépenses engagées par le projet/programme au terme de l’exercice comptable audité.

POINTS SUR LESQUELS UNE ATTENTION PARTICULIERE DOIT ETRE ACCORDEE :
a) METHODE REMBOURSEMENT PAR LES RELEVES DE DEPENSES (RD)

Lorsque les montants des dépenses ne sont pas élevés et la documentation volumineuse, l’ACBF peut permettre au bénéficiaire d’introduire les demandes de retrait appuyées par les relevés des dépenses (RD). Cette méthode s’applique aux charges d’exploitation et aux dépenses liées aux activités éparpillées sur une très vaste zone. Le bénéficiaire garde toutes les pièces justificatives détaillées et les met à la disposition de l’auditeur externe et aux missions de supervision de l’ACBF pour analyse. Le Bénéficiaire doit obtenir l’approbation préalable de l’ACBF avant l’utilisation de cette procédure. Pour les projets/programmes qui ont reçu l’autorisation de la Fondation d’utiliser la méthode des relevés de dépenses (RD), l’auditeur doit procéder à la vérification de tous les relevés de dépenses présentés par le projet/programme, ainsi que ses demandes pour le décaissement des fonds au cours de l’exercice comptable sous revue. L’auditeur procédera à toutes les vérifications et examens nécessaires, en vue de s’assurer que les exigences de contrôle interne qui doivent être en place pour l’utilisation de la méthode de décaissement par les relevés de dépenses (RD) sont adéquates et fiables. L’auditeur examinera les dépenses pour en déterminer:
¾ l’éligibilité en termes d’activités du projet et de sources de financement.
¾ la cohérence des activités du projet avec le programme de travail et le budget approuvé par l’ACBF. Ce qui permettra à l’auditeur d’exprimer une opinion sur le niveau de dépenses par rapport aux activités menées. L’auditeur présentera dans un paragraphe séparé toute dépense non éligible et disproportionnée qu’il aura relevée.

b) COMPTE SPECIAL

En plus de l’étude des EFPs et des RD, l’auditeur doit examiner les transactions du compte spécial du projet et vérifier l’exactitude des rapprochements présentés par le projet/programme. Il doit s’assurer notamment que:
¾ les décaissements ont été dûment autorisés;
¾ tous les intérêts dus au projet ont été crédités par la banque et ont été correctement enregistrés par le projet/programme.
¾ le solde bancaire au terme de chaque période correspond à celui que présentent les livres comptables du projet et que tout suspens à l’état de rapprochement a fait l’objet d’une analyse par le projet/programme.
¾ les décaissements effectués sur les comptes spéciaux sont réalisés uniquement aux fins d’exécution du projet/programme, conformément à l’Accord de Don.
L’auditeur doit formuler une opinion sur la conformité du projet avec les procédures du donateur en ce qui concerne la gestion du compte spécial. Il doit confirmer la légitimité des transactions financières qui ont été effectuées sur le compte spécial pendant la période sous revue, ainsi que l’exactitude des soldes bancaires.

(c) SYSTEMES DE CONTROLE INTERNE

L’auditeur doit effectuer un examen exhaustif approfondi des systèmes de contrôle interne, en vue d’avoir une connaissance suffisante des procédures qui sous-tendent ces systèmes, tel que présentés dans les différents manuels de procédures ou les directives et accords signés par les projets/programmes. L’auditeur doit évaluer la fiabilité et la pertinence des procédures du projet/programme et déterminer si ces procédures sont correctement appliquées dans l’exécution des opérations dudit projet/programme. Dans le processus d’examen du système de contrôle interne, l’auditeur doit aussi procéder à l’examen des points suivants:
• Gouvernance : Les organes de gouvernance s’acquittent de leurs fonctions (recrutement des membres, fréquence des réunions, quorum, discussions des questions de fond du projet et conformité avec les dispositions de leurs propres termes de référence etc.) et donnent les principales orientations nécessaires en matière de politique et assurent la supervision des opérations du projet/programme.
• Atteinte des résultats : L’exécution des activités du projet/programme conformément à l’Accord de Don et au programme de travail approuvé par l’ACBF.
• Exécution du budget : Le respect des budgets tels que présentés dans l’Accord de Don et les montants budgétaires approuvées lors de l’engagement les dépenses sur les fonds octroyés par l’ACBF.
• Gestion des immobilisations : L’efficacité de la gestion et la sauvegarde des immobilisations, notamment, l’exhaustivité du registre des immobilisations, l’étiquetage et la codification des immobilisations ainsi que l’état physique des actifs.
• Acquisitions : Application de Bonnes règles de gestion autour du système d’acquisition des biens et services qui assurent transparence et conformité avec les politiques et procédures de la Fondation.
L’auditeur mentionnera tout constat/observation d’audit relatif aux points précédents dans le rapport de contrôle interne.
Les points d’attention ci-dessus mentionnés ne constituent aucunement une limite aux procédures ou tests d’audit que l’auditeur voudra mettre en œuvre pour la formulation de son opinion dans le rapport d’audit.
5. ETATS FINANCIERS DU PROJET (EFP)
Les états financiers du projet (EFPs) doivent comporter:
a) un bilan simplifié présentant les actifs, les passifs et les sources de financement du projet, sur la base d’une comptabilité d’engagement ou de trésorerie, le cas échéant.
b) un état des ressources et des emplois des fonds / rentrée de fonds et paiements au comptant mentionnant tous les encaissements et décaissements ainsi que les soldes; les paiements effectués par des tierces parties pour le compte du projet/programme seront présentés séparément. Les contributions et les emplois des fonds issus des Dons de l’ACBF doivent, soit être pris en compte dans les états des ressources et des emplois des fonds, soit être intégralement présentés dans la Note explicative.
c) Les normes comptables adoptées et la Note explicative. La Note Explicative doit être présentée de manière à faire le lien avec les données dans le bilan et l’état des ressources et des emplois. Ceux-ci doivent porter des indications de renvoi dans la Note explicative pour de plus amples informations. La Note Explicative doit comporter toutes les informations nécessaires notamment:
• le résumé des immobilisations corporelles par catégorie d’actifs;
• un état du budget approuvés tels que présenté dans l’Accord de don, comparé au total réel des dépenses effectuées.
• un résumé de la liste des décaissements obtenus par le biais des relevés de dépenses RD.

6. RAPPORT D’AUDIT

L’auditeur doit présenter deux types de rapports, à savoir, un rapport d’opinion sur les états financiers et un rapport sur le contrôle interne du projet/programme.
Le rapport sur les Etats financiers doit comporter :
i. Un rapport d’opinion professionnelle sur les états financiers et leurs tableaux annexes.
ii. Les normes comptables appliquées par le projet/programme, et indiquer toute déviation par rapport à ces normes dans les états financiers et les conséquences.
iii. Les normes d’audit appliquées par l’auditeur.
iv. Une déclaration formelle de la direction selon laquelle les fonds mis à disposition par l’ACBF ont été dépensés conformément aux fins pour lesquelles ils ont été octroyés, comme l’indique l’Accord de Don signé avec l’ACBF.
v. La période couverte par l’audit.
vi. Il doit déterminer si l’état des ressources et des emplois des fonds et les pièces justificatives présentent fidèlement les entrées de fonds et les décaissements du projet/programme, et si les financements sont utilisés aux fins déterminées dans l’Accord de Don et les politiques et procédures de l’ACBF.
vii. Un commentaire spécifique sur les relevés des dépenses (RD) soumis à l’attention des donateurs en vue du décaissement des fonds, donnant un avis sur l’éligibilité et la pertinence des dépenses soumises pour remboursement.
viii. Un commentaire spécifique sur la gestion du compte spécial.
Le rapport de contrôle interne couvrira les constats et les recommandations d’audit sur toute déficience en matière de gouvernance, d’exécution du projet/programme, de gestion financière, de passation de marchés et de gestion des immobilisations corporelles (voir section précédente sur le système de contrôle interne). Il comportera notamment:
• Une évaluation du système de contrôle interne du projet, avec une attention sur les points suivants :
(i) l’efficacité du système à mettre à la disposition de la direction les informations utiles et a temps voulu en vue de la bonne gestion du projet/programme, et (ii) l’efficacité générale du système de contrôle interne en matière de sauvegarde des actifs et des ressources du projet/programme.
• La description de toute déficience relevée en matière de contrôle interne dans l’exécution des activités du projet/programme et des procédures suivies pour combler cette lacune ; les recommandations proposées en vue de combler les lacunes relevées en matière de contrôle interne doivent être spécifiées.
• La conformité des opérations du projet/programme avec les activités adoptées dans le document de projet, le programme de travail et les Accords signés par le projet/programme et les bailleurs de fonds.
• Les domaines à risque qui doivent être signalés à la direction du projet/programme et aux autres parties prenantes du projet.

7. GENERALITES

L’auditeur aura accès à tous les documents et correspondances juridiques, ainsi qu’à toute information relative au projet qu’il pourra juger nécessaire dans la réalisation de d’audit. Il s’agit, notamment et sans être exhaustif, du document d’Evaluation du projet effectuée par l’ACBF, de l’Accord de Don, du procès-verbal des réunions des organes de gouvernance, des rapports d’activité du projet/programme et des politiques, procédures et directives de l’ACBF. L’auditeur doit obtenir une confirmation directe des montants décaissés et non décaissés par le bailleur de fonds qu’est l’ACBF.
La Fondation pourra contribuer à l’obtention de ces confirmations.
8. QUALIFICATION DE L’AUDITEUR
L’exécution de la consultation sera confiée à une firme d’expertise comptable choisie selon la liste restreinte jointe au présent dossier de consultation.
Le bureau chargé de l’audit doit être dirigé par un auditeur- comptable membre d’un ordre professionnel reconnu. Il doit avoir :
– une expérience d’au moins cinq (05) années en audit et expertise comptable.
– une solide expérience en matière d’audit de projets de développement, et notamment ceux financés par les bailleurs de fonds
L’auditeur :
(i) ne doit ni pendant la période sous revue, ni pendant l’audit, être employé ou Directeur, ou avoir une quelconque relation financière étroite avec un membre de l’équipe dirigeante du projet/programme ;
(ii) (ii) doit jouir d’une solide expérience en matière d’application des normes d’audit ISA ou INTOSAI, selon le cas ;
(iii) (iii) doit avoir un personnel bien formé, ayant les qualifications professionnelles requises et jouissant d’une expérience adéquate en matière d’application des normes ISA ou INTOSAI, notamment l’expérience en audit des comptes d’entités comparables en termes de complexité et de taille à l’entité faisant l’objet d’audit.

L’associé responsable de l’audit qui signera le rapport final mettra à la disposition du projet/programme, les Curriculum Vitae (CV) des managers, superviseurs et auditeurs qui seront affectés à cette mission d’audit. Il serait aussi approprié d’indiquer les qualifications professionnelles requises/minimales exigibles pour les managers/associés responsables chargés de la réalisation de l’audit. Les CV doivent comporter les détails des missions d’audit effectuées par le personnel concerné, notamment les audits en cours ou récents, indiquant leurs capacités et aptitudes à entreprendre l’audit.
L’équipe qui mènera la mission devra être composée de :
– un chef de mission qui a une formation étendue en expertise comptable, assortie d’une expérience avérée en audit de comptes de projet de développement et dans le domaine de la comptabilité des projets de coopération multinationale.
– un auditeur financier sénior, expérimentés en audit des projets
– un auditeur comptable expérimenté, maîtrisant parfaitement les systèmes comptables.